Pengorganisasian dalam manajemen umum

Pengorganisasian dalam manajemen umum

  05:12    Unknown

---

Pengorganisasian

Kata organisasi mempunyai dua pengertian umum. Pengertian pertama menandakan suatu lembaga atau kelompok fungsional, seperti organisasi perusahaan, rumah sakit, perwakilan pemerintah atau suatu perkumpulan olahraga. Pengertian kedua berkenaan dengan proses pengorganisasian, sebagai suatu cara dalam mana kegiatan organisasi dialokasikan dan ditugaskan di antara para anggotanya agar tujuan organisasi dapat tercapai dengan efisien.

Pengorganisasian (organizing) merupakan proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumberdaya-sumberdaya yang dimilikinya, dan lingkungan yang melingkupinya.

Istilah pengorganisasian mempunyai bermacam-macam pengertian. Istilah tersebut dapat digunakan untuk menunjukkan hal-hal berikut ini :

1.      Cara manajemen merancang struktur formal untuk penggunaan yang paling efektif sumber daya keuangan , fisik , bahan baku , dan tenaga kerja organisasi.

2.      Bagaimana organisasi mengelompokkan kegiatan-kegiatannya, dimana setiap pengelompokan didikuti dengan penugasan seorang manajer yang diberi wewenang untuk mengawasi anggota-anggota kelompok.

3.      Hubungan-hubungan antara fungsi , jabatan , tugas dan para karyawan.

4.      Cara dalam mana para manager lebih lanjut tugas-tugas yang harus dilaksanakan dalam departemen mereka dan mendelagasikan wewenang yang diperlukan untuk mengerjakan tugas tersebut.

Pengorganisasian (organizing) adalah pembagian kerja yang direncanakan untuk diselesaikan oleh anggota kesatuan pekerjaan, penetapan hubungan antar pekerjaan yang efektif di antara mereka dan pemberian lingkungan dan fasilitas pekerjaanyang wajar sehingga mereka bekerja secara efisien. Pengorganisasian juga dapat didefinisikan sebagai suatu pekerjaan membagi tugas, mendelegasikan otoritas, dan menetapkan aktivitas yang hendak dilakukan oleh manajer pada seluruh hierarki organisasi. Oleh karena itu, dalam pengorganisasian diperlukan tahapan sebagai berikut:

1.      Menegetahui dengan jelas tujuan yang hendak dicapai.

2.      Deskripsi pekerjaan yang harus dioperasikan dalam aktivitas tertentu.

3.      Klasifikasi aktivitas dalam kesatuan yang praktis.

4.      Memberikan rumusan yang realistis mengenai kewajiban yang hendak diselesaikan, sarana dan prasarana fisik serta lingkungan yang diperlukan untuk setiap aktivitas atau kesatuan aktivitas yang hendak dioperasikan.

5.      Penunjukkan sumberdaya manusia yang menguasai bidang keahliannya.

6.      Mendelegasikan otoritas apabila dianggap perlu kepada bawahan yang ditunjuk.

Prinsip Pengorganisasian

Prinsip adalah suatu pernyataan dan suatu kebenaran yang pokok, yang memberikan suatu petunjuk kepada pemikiran dan tindakan. Prinsip merupakan dasar meskipun tidak mutlak. Prinsip tidak sama dengan undang-undang dan tidak berarti bahwa hasil yang sama akan terjadi dalam tiap situasi yang tampaknya sama. Dalam aplikasi manajemen, prinsip adalah fleksibel karena prinsip memperhatikan kondisi spesifik dan kondisi yang berubah. Prinsip merupakan pedoman, prinsip membantu dalam pengertian dan aplikasi manajemen, prinsip harus digunakan secar cermat dan bijak.

Prinsip-prinsip organisasi adalah :

1.      Organisasi dan tujuan

Organisasi dibentuk atas dasar adanya tujuan yang ingin dicapai, dengan demikian tidak mungkin suatu organisasi tanpa adanya tujuan.

2.      Esensi organisasi

Tanggung jawab pengorganisasian maupun tanggung jawab pelaksanaan selalu bersifat individual. Tanggung jawab didelegasikan dari seseorang

kepada oranglain. Individu yang menerima tanggung jawab membentuk suatu kewajiban yang juga bersifat pribadi. Apabila seorang manajer menerima jabatan, ia harus menerima dan memegang tanggung jawab.

3.      Tanggung jawab dan otoritas

Otoritas harus seimbang dengan tanggung jawab, artinya seseorang yang diberi tanggung jawab harus juga diberi otoritas untuk melaksanakan sesuatu yang diperlukan guna memenuhi tanggung jawab mereka.

4.      Spesialisasi untuk efisiensi

Organisasi yang efektif membagi tanggung jawab dalam bagian sehingga mengadakan spesialisasi dan menambah efisiensi dalam masing-masing bagian tersebut.

5.      Rentang kendali

Rentang kendali adalah tingkat pengendalian atau tingkat delegasi tanggung jawab. Prinsip ini menganggap bahwa terdapat batas tertentu terhadap jumlah bawahan yang dapat dikelola ileh seorang manajer.

Selain prinsip yang telah didiskripsikan diatas, terdapat sejumlah prinsip yang dipandangnya bermanfaat dalam mengelola organisasi. Prinsip tersebut memberikan pedoman untuk menyusun suatu system tugas dan otoritas yang saling berkaitan. 5 prinsip structural yang dimaksud sebagai berikut :

1.      Prinsip pembagian kerja

2.      Prinsip satu arah

3.      Prinsip sentralisasi

4.      Prinsip otoritas dan tanggung jawab

5.      Prinsip rantai komando

Proses Pengorganisasian

Menurut Stoner (1996) langkah-langkah dalam proses pengorganisasian terdiri dari lima langkah:

1.                  Merinci seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi

2.                  Membagi beban kerja ke dalam kegiatan-kegiatan yang secara logis dan memadai dapat dilakukan oleh seseorang atau oleh sekelompok orang.

3.                  Mengkombinasi pekerjaan anggota perusahaan dengan cara yang logis dan efisien

4.                  Penetapan mekanisme untuk mengkoordinasi pekerjaan anggota organisasi dalam satu kesatuan yang harmonis

5.                  Memantau efektivitas organisasi dan mengambil langkah-langkah penyesuaian untuk mempertahankan atau meningkatkan efektivitas.

Menurut T Hani Handoko (1999) proses pengorganisasian dapat ditunjukkan dengan tiga langkah prosedur sebagai berikut:

1.                  Pemerincian seluruh kegiatan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi.

2.                  Pembagian beban pekerjaan total menjadi kegiatan-kegiatan yang secara logis dapat dilaksanakan oleh satu orang. Pembagian kerja ini sebaiknya tidak terlalu berat juga tidak terlalu ringan.

3.                  Pengadaan dan pengembangan suatu mekanisme untuk mengkoordinasikan pekerjaan para anggota organisasi menjadi kesatuan yang terpadu dan harmonis.

Struktur Organisasi

Stoner dan Wankell (1986:243) membatasi bahwa struktur organisasi adalah susunan dan hubungan antarbagian komponen dan posisi dalam suatu perkumpulan (Organizational structure can defined as the arrangement and interrelationship of the component parts and positions of a company). Struktur organisasi dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dimana organisasi dikelola. Struktur organisasi menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan di antara fungsi-fungsi, bagian-bagian maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas, wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi.

Faktor-faktor utama yang menentukan perancangan struktur organisasi adalah:

1.                  Strategi organisasi untuk mencapai tujuannya.

2.                  Teknologi yang digunakan

3.                  Anggota dan orang-orang yang terlibat dalam organisasi

4.                  Ukuran organisasi

Sedangkan unsur-unsur struktur organisasi terdiri dari:

1.                  Spesialisasi kegiatan berkenaan dengan spesifikasi tugas-tugas individual dalam organisasi.

2.                  Standarisasi kegiatan yang digunakan organisasi untuk menjamin terlaksananya kegiatan seperti yang direncanakan

3.                  Koordinasi kegiatan yang mengintegrasikan fungsi-fungsi satuan kerja organisasi

4.                  Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan

5.                  Ukuran satuan kerja menunjukkan jumlah karyawan dalam suatu kelompok kerja.

Bagan organisasi memperlihatkan susunan fungsi-fungsi, departemen-departemen, atau posisi-posisi organisasi dan menunjukkan hubungan di antaranya. Bagan organisasi memperlihatkan lima aspek utama suatu struktur organisasi:

1.                  Pembagian kerja.

2.                  Manajer dan bawahan atau rantai perintah.

3.                  Tipe pekerjaan yang dilaksanakan

4.                  Pengelompokkan segmen-segmen pekerjaan

5.                  Tingkatan manajemen